Đón tiếp khách hàng, đối tác và ứng viên
- Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên và CBNV đến làm việc tại văn phòng với tác phong chuyên nghiệp, thân thiện
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác nhận lịch hẹn, thông báo khách đến và hỗ trợ thủ tục ra/vào văn phòng
- Đảm bảo khu vực lễ tân, sảnh tiếp khách luôn gọn gàng, chỉn chu, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Sapo
Vận hành khu vực lễ tân và thông tin liên lạc
- Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận/cá nhân phụ trách
- Tiếp nhận, phân loại, quản lý thư từ, công văn, bưu phẩm, chuyển phát nhanh và phối hợp bàn giao đến người nhận
- Cập nhật, ghi nhận thông tin khách đến làm việc, bưu phẩm, cuộc gọi và các vấn đề phát sinh tại khu vực lễ tân
Hỗ trợ hành chính văn phòng
- Quản lý lịch sử dụng phòng họp, hỗ trợ đặt phòng, chuẩn bị nước uống, tài liệu, thiết bị cơ bản cho các cuộc họp, phỏng vấn, đào tạo
- Theo dõi tình trạng vệ sinh, văn phòng phẩm, khu vực sinh hoạt chung; kịp thời báo lại bộ phận Hành chính khi có phát sinh cần xử lý
- Hỗ trợ các công việc hành chính khác như in ấn, scan, lưu trữ hồ sơ, cấp phát biểu mẫu và hỗ trợ thông tin cho CBNV khi cần
Hỗ trợ trải nghiệm nhân viên và hoạt động nội bộ
- Phối hợp cùng HR trong việc đón tiếp ứng viên, nhân sự mới, khách mời tham gia đào tạo, sự kiện hoặc chương trình nội bộ
- Hỗ trợ hậu cần cơ bản cho các hoạt động nội bộ tại văn phòng theo phân công
- Chủ động ghi nhận phản hồi, đề xuất cải thiện trải nghiệm tiếp đón và vận hành khu vực lễ tân
