Quản lý vận hành hành chính văn phòng
- Theo dõi, giám sát cơ sở vật chất, trang thiết bị, khu vực làm việc chung, đảm bảo văn phòng vận hành ổn định, gọn gàng và chuyên nghiệp
- Phối hợp với các nhà cung cấp, bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề về sửa chữa, bảo trì, vệ sinh, bảo vệ, nước uống, cây xanh, văn phòng phẩm và các dịch vụ hành chính khác
- Đề xuất cải thiện không gian làm việc, tiêu chuẩn dịch vụ hành chính và trải nghiệm làm việc của CBNV tại văn phòng
Quản lý tài sản, mua sắm và chi phí hành chính
- Thực hiện mua sắm, cấp phát, thu hồi và theo dõi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản hành chính theo đúng quy định
- Kiểm kê, cập nhật dữ liệu tài sản định kỳ; phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc bàn giao, điều chuyển, thanh lý tài sản khi phát sinh
- Theo dõi, đối soát, hoàn thiện hồ sơ thanh toán các chi phí hành chính; đảm bảo chứng từ đầy đủ, chính xác và đúng hạn
Hỗ trợ hậu cần, sự kiện và hoạt động nội bộ
- Chuẩn bị phòng họp, hậu cần tiếp đón khách, đối tác, ứng viên, các buổi đào tạo, hội họp và sự kiện nội bộ tại văn phòng
- Phối hợp với HR, Truyền thông nội bộ và các phòng ban trong các hoạt động gắn kết, chương trình nội bộ, onboarding nhân sự mới
- Hỗ trợ đặt vé, khách sạn, phương tiện di chuyển, công tác phí và các nhu cầu hành chính phát sinh theo phân công
Quản lý hồ sơ, quy trình và phối hợp liên phòng ban
- Lưu trữ, quản lý công văn, hợp đồng, hồ sơ hành chính, biểu mẫu và các tài liệu liên quan đến vận hành văn phòng
- Rà soát, đề xuất tối ưu quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng phục vụ nội bộ
- Tổng hợp báo cáo định kỳ về tài sản, chi phí, công việc hành chính và các vấn đề phát sinh để kịp thời đề xuất phương án xử lý
